Tìm hiểu quy trình kiểm định dừa khô Việt Nam trước khi xuất khẩu: kiểm tra vùng trồng, chất lượng nguyên liệu, an toàn thực phẩm, kiểm dịch thực vật, hồ sơ...

Dừa khô Việt Nam đang ngày càng có vị trí quan trọng trong chuỗi cung ứng nông sản xuất khẩu. Không chỉ là nguyên liệu truyền thống, dừa khô còn là đầu vào cho nhiều sản phẩm giá trị cao như cơm dừa nạo sấy, dầu dừa, nước cốt dừa, bột dừa, than hoạt tính, xơ dừa và mụn dừa. Tuy nhiên, để một lô dừa khô có thể đi vào thị trường quốc tế, doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào sản lượng hoặc giá bán. Yếu tố quyết định là quy trình kiểm định, kiểm soát chất lượng và hoàn thiện hồ sơ xuất khẩu.

Dưới góc nhìn của FASMPO, kiểm định dừa khô không nên được hiểu đơn giản là bước kiểm tra cuối cùng trước khi đóng container. Đây là một chuỗi hoạt động bắt đầu từ vùng nguyên liệu, kéo dài qua khâu thu mua, sơ chế, bảo quản, kiểm nghiệm, kiểm dịch thực vật, chuẩn bị chứng từ và thông quan. Khi quy trình này được tổ chức chặt chẽ, doanh nghiệp sẽ giảm rủi ro bị trả hàng, chậm giao hàng hoặc mất uy tín với đối tác nhập khẩu.

1. Xác định đúng loại dừa khô và yêu cầu thị trường nhập khẩu

Trước khi kiểm định, doanh nghiệp cần xác định chính xác sản phẩm mình đang xuất khẩu là loại nào. “Dừa khô” có thể được hiểu là dừa nguyên trái đã già, dừa bóc vỏ, cơm dừa khô, dừa nạo sấy hoặc nguyên liệu dừa đã qua một phần chế biến. Mỗi dạng sản phẩm có yêu cầu khác nhau về độ ẩm, bao bì, kiểm nghiệm, kiểm dịch và mã HS.

Theo Danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu Việt Nam, nhóm 0801 bao gồm dừa, quả hạch Brazil và hạt điều, tươi hoặc khô, đã hoặc chưa bóc vỏ hoặc lột vỏ. Vì vậy, doanh nghiệp cần phân loại đúng tình trạng hàng hóa để khai báo phù hợp, tránh nhầm giữa dừa nguyên trái khô, dừa còn sọ, dừa đã bóc vỏ hoặc sản phẩm dừa đã chế biến sâu.

Bên cạnh mã hàng, doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện nhập khẩu của từng thị trường. Một số thị trường yêu cầu giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật; một số thị trường yêu cầu kiểm nghiệm an toàn thực phẩm; một số khách hàng yêu cầu chứng nhận HACCP, ISO 22000, BRC, FSSC 22000, hữu cơ hoặc chứng nhận trách nhiệm xã hội. Do đó, quy trình kiểm định dừa khô cần được thiết kế theo thị trường đích, không nên dùng một bộ tiêu chuẩn chung cho mọi khách hàng.

2. Kiểm tra vùng nguyên liệu và truy xuất nguồn gốc

Quy trình kiểm định dừa khô bắt đầu từ vùng trồng. Một lô hàng đạt chuẩn xuất khẩu phải có nguồn gốc rõ ràng, ghi nhận được vùng thu hoạch, đơn vị thu gom, ngày thu hoạch, tình trạng nguyên liệu và quá trình vận chuyển về điểm sơ chế.

Với xu hướng quản lý hiện nay, mã số vùng trồng và mã số cơ sở đóng gói ngày càng có vai trò quan trọng trong xuất khẩu nông sản. Cục Trồng trọt và Bảo vệ thực vật đã có chuyên mục riêng về mã số vùng trồng, cơ sở đóng gói; trong đó có cập nhật việc triển khai Nghị định 38/2026/NĐ-CP liên quan đến mã số vùng trồng và mã số cơ sở đóng gói.

Đối với dừa khô, truy xuất nguồn gốc giúp doanh nghiệp kiểm soát các vấn đề như dư lượng thuốc bảo vệ thực vật, nhiễm nấm mốc, lẫn tạp chất, sâu bệnh và sự đồng đều của nguyên liệu. Nếu vùng nguyên liệu không được quản lý tốt, rủi ro sẽ xuất hiện ở các bước sau: lô hàng có độ ẩm không ổn định, cơm dừa bị mốc, vỏ dừa lẫn đất cát, hoặc bao bì bị nhiễm côn trùng trong quá trình lưu kho.

Tại FASMPO, việc xây dựng vùng nguyên liệu và hệ thống sản xuất gắn với dừa tươi, dừa khô tại Bến Tre là một phần quan trọng trong định hướng cung ứng nông sản xuất khẩu. FASMPO cũng giới thiệu năng lực liên quan đến nhà máy dừa tươi và dừa khô tại Bến Tre, khu vực vốn gắn liền với ngành dừa Việt Nam. 

3. Kiểm tra chất lượng nguyên liệu đầu vào

Sau khi thu mua, dừa khô cần được kiểm tra đầu vào trước khi đưa vào sơ chế hoặc đóng gói. Đây là bước quan trọng để loại bỏ nguyên liệu không đạt, tránh làm ảnh hưởng đến cả lô hàng.

Các tiêu chí thường được kiểm tra gồm kích cỡ trái, độ già, trọng lượng, độ khô, tình trạng nứt vỡ, mùi lạ, dấu hiệu mốc, sâu mọt, tạp chất và mức độ đồng đều. Với dừa dùng để chế biến cơm dừa, cần kiểm tra thêm độ dày cơm, màu sắc cơm dừa, độ béo, mùi tự nhiên và tình trạng ôi dầu. Với dừa dùng làm xơ dừa, mụn dừa hoặc than hoạt tính, tiêu chí kiểm tra sẽ tập trung nhiều hơn vào vỏ, gáo, độ ẩm và tỷ lệ tạp chất.

Một nguyên tắc quan trọng là không trộn dừa đạt chuẩn với dừa chưa đạt chuẩn. Nếu chỉ vì đủ số lượng mà đưa nguyên liệu lỗi vào cùng lô hàng, doanh nghiệp có thể phải trả giá ở khâu kiểm nghiệm, kiểm dịch hoặc khi khách hàng kiểm tra tại cảng đến.

4. Sơ chế, làm sạch và phân loại

Sau khi kiểm tra đầu vào, dừa khô cần được sơ chế theo quy cách xuất khẩu. Tùy đơn hàng, doanh nghiệp có thể thực hiện các công đoạn như bóc vỏ, làm sạch, loại bỏ phần hư hỏng, phân loại theo kích cỡ, tách sọ, lấy cơm, sấy, nghiền, ép hoặc đóng bao.

Đối với dừa khô nguyên liệu, mục tiêu chính là giảm tạp chất, kiểm soát độ ẩm và ngăn nhiễm côn trùng. Đối với cơm dừa khô hoặc dừa nạo sấy, quy trình cần nghiêm ngặt hơn vì đây là nhóm sản phẩm thực phẩm có nguy cơ ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe người tiêu dùng. Khi đó, nhà máy cần kiểm soát vệ sinh thiết bị, nguồn nước, người lao động, khu vực sấy, khu vực đóng gói và điều kiện bảo quản.

Nghị định 15/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật An toàn thực phẩm, bao gồm các nội dung liên quan đến tự công bố sản phẩm, đăng ký bản công bố, điều kiện an toàn thực phẩm, kiểm tra nhà nước về an toàn thực phẩm nhập khẩu và xuất khẩu, ghi nhãn thực phẩm. Đây là nền tảng pháp lý quan trọng để doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh thực phẩm từ dừa xây dựng quy trình kiểm soát phù hợp.

5. Kiểm nghiệm chỉ tiêu chất lượng và an toàn thực phẩm

Kiểm nghiệm là bước giúp doanh nghiệp chứng minh sản phẩm đáp ứng yêu cầu kỹ thuật của khách hàng hoặc nước nhập khẩu. Với dừa khô, các chỉ tiêu kiểm nghiệm thường xoay quanh độ ẩm, tạp chất, hàm lượng dầu, chỉ tiêu vi sinh, dư lượng thuốc bảo vệ thực vật, kim loại nặng, độc tố nấm mốc và các chỉ tiêu cảm quan.

Với sản phẩm cơm dừa nạo sấy, bột dừa hoặc nguyên liệu thực phẩm, kiểm nghiệm vi sinh thường rất quan trọng. Các chỉ tiêu có thể bao gồm tổng số vi sinh vật hiếu khí, nấm men, nấm mốc, E. coli, Salmonella hoặc các chỉ tiêu khác theo yêu cầu thị trường. Với dừa khô nguyên trái hoặc nguyên liệu chưa chế biến sâu, trọng tâm có thể là độ ẩm, côn trùng, nấm mốc và tình trạng vệ sinh lô hàng.

Thông tư 44/2018/TT-BNNPTNT quy định việc kiểm tra nhà nước về an toàn thực phẩm đối với thực phẩm có nguồn gốc thực vật xuất khẩu khi có yêu cầu của nước nhập khẩu. Thông tư này cũng nêu hồ sơ có thể bao gồm giấy đăng ký kiểm tra và các giấy tờ như giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm, GAP, GMP, HACCP, ISO 22000, IFS, BRC, FSSC 22000 hoặc chứng nhận tương đương trong các trường hợp phù hợp.

Điểm cần lưu ý là không phải mọi lô dừa khô đều bắt buộc kiểm tra nhà nước về an toàn thực phẩm theo cùng một cách. Doanh nghiệp cần đối chiếu yêu cầu cụ thể của nước nhập khẩu và hợp đồng thương mại. Tuy nhiên, ngay cả khi pháp luật hoặc thị trường không yêu cầu bắt buộc, việc có kết quả kiểm nghiệm từ phòng thử nghiệm phù hợp vẫn là lợi thế lớn khi làm việc với nhà nhập khẩu chuyên nghiệp.

6. Kiểm tra bao bì, nhãn mác và điều kiện đóng gói

Bao bì không chỉ để bảo vệ hàng hóa mà còn là một phần của hồ sơ chất lượng. Với dừa khô xuất khẩu, bao bì cần đáp ứng yêu cầu về độ bền, vệ sinh, khả năng chống ẩm, chống nhiễm côn trùng và phù hợp với phương thức vận chuyển.

Nếu đóng bao, bao bì cần sạch, không rách, không ám mùi hóa chất và có khả năng chịu lực khi xếp container. Nếu đóng thùng carton, cần kiểm tra độ cứng, độ khô, khả năng chịu nén và quy cách in nhãn. Với sản phẩm thực phẩm, bao bì tiếp xúc trực tiếp cần phù hợp với yêu cầu an toàn thực phẩm.

Nhãn mác cần thể hiện đúng thông tin theo yêu cầu hợp đồng và thị trường nhập khẩu, bao gồm tên hàng, xuất xứ, trọng lượng tịnh, ngày sản xuất, hạn sử dụng nếu có, mã lô, tên nhà sản xuất hoặc nhà xuất khẩu, điều kiện bảo quản và các dấu hiệu nhận diện khác. Sai nhãn, thiếu nhãn hoặc nhãn không khớp chứng từ là lỗi thường gặp khiến lô hàng bị giữ lại để kiểm tra bổ sung.

7. Kiểm dịch thực vật trước khi xuất khẩu

Dừa khô có nguồn gốc thực vật nên trong nhiều trường hợp sẽ liên quan đến kiểm dịch thực vật, đặc biệt khi nước nhập khẩu yêu cầu giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật. Cục Trồng trọt và Bảo vệ thực vật có chuyên mục riêng về kiểm dịch thực vật, trong đó hướng dẫn thủ tục cấp giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật xuất khẩu, tái xuất khẩu và các thông báo liên quan đến mẫu giấy chứng nhận của từng thị trường. 

Theo Thông tư 33/2014/TT-BNNPTNT, hồ sơ đăng ký kiểm dịch thực vật xuất khẩu gồm giấy đăng ký kiểm dịch thực vật xuất khẩu hoặc tái xuất khẩu; trường hợp tái xuất khẩu thì có thêm bản chính giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật của nước xuất khẩu.

Trình tự kiểm dịch thường gồm đăng ký kiểm dịch, tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, kiểm tra lô hàng, sau đó cấp giấy chứng nhận nếu lô hàng đáp ứng yêu cầu kiểm dịch thực vật của nước nhập khẩu. Cơ quan kiểm dịch có thể kiểm tra tại cơ sở sản xuất, nơi xuất phát, nơi bảo quản trong nội địa hoặc cửa khẩu xuất. 

Thông tư 33 cũng quy định cơ quan kiểm dịch cấp giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật trong vòng 24 giờ kể từ khi bắt đầu kiểm dịch đối với vật thể đáp ứng yêu cầu của nước nhập khẩu; nếu kéo dài hơn do yêu cầu chuyên môn kỹ thuật thì phải thông báo hoặc trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

8. Xử lý khi lô hàng chưa đạt yêu cầu

Không phải lô dừa khô nào cũng đạt ngay từ lần kiểm tra đầu tiên. Nếu phát hiện hàng có độ ẩm cao, mốc, côn trùng, tạp chất hoặc bao bì không đạt, doanh nghiệp cần xử lý trước khi tiếp tục làm thủ tục xuất khẩu.

Các biện pháp có thể gồm sấy lại, phân loại lại, thay bao bì, vệ sinh kho, xử lý côn trùng theo quy định, loại bỏ phần hàng lỗi hoặc kiểm nghiệm lại sau xử lý. Tuy nhiên, việc xử lý phải phù hợp với quy định và yêu cầu thị trường. Doanh nghiệp không nên sử dụng hóa chất hoặc phương pháp xử lý không được phép, vì điều này có thể tạo ra rủi ro lớn hơn về an toàn thực phẩm và dư lượng.

Trong trường hợp lô hàng không đáp ứng yêu cầu kiểm dịch thực vật của nước nhập khẩu, cơ quan kiểm dịch không cấp giấy chứng nhận và thông báo cho chủ vật thể biết. Vì vậy, kiểm soát chất lượng nội bộ trước khi mời cơ quan kiểm dịch là bước rất quan trọng để tiết kiệm thời gian và chi phí.

9. Chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu

Sau khi lô hàng đạt kiểm định nội bộ, kiểm nghiệm và kiểm dịch theo yêu cầu, doanh nghiệp cần hoàn thiện bộ chứng từ xuất khẩu. Bộ chứng từ có thể bao gồm hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, tờ khai hải quan, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, chứng thư kiểm nghiệm, giấy chứng nhận an toàn thực phẩm hoặc các chứng nhận khác theo yêu cầu của khách hàng.

Với dừa khô, sự thống nhất giữa chứng từ và thực tế lô hàng là yếu tố rất quan trọng. Tên hàng, số lượng, trọng lượng, mã lô, quy cách đóng gói, xuất xứ và thông tin người bán/người mua phải khớp nhau. Nếu giấy kiểm dịch ghi một mô tả hàng hóa, hóa đơn ghi một mô tả khác, hoặc packing list không khớp số kiện thực tế, lô hàng có thể bị yêu cầu sửa chứng từ, chậm thông quan hoặc phát sinh chi phí lưu kho.

10. Kiểm tra container và điều kiện vận chuyển

Trước khi đóng hàng, container cần được kiểm tra sạch, khô, không thủng, không ám mùi, không có dấu hiệu côn trùng và không có nước đọng. Với dừa khô, độ ẩm là yếu tố đặc biệt cần lưu ý. Container ẩm hoặc thông gió kém có thể khiến hàng bị mốc, vón cục, biến màu hoặc phát sinh mùi lạ trong quá trình vận chuyển.

Nếu hàng là sản phẩm thực phẩm từ dừa khô, doanh nghiệp cần cân nhắc thêm điều kiện nhiệt độ, độ ẩm và thời gian vận chuyển. Với một số sản phẩm có dầu tự nhiên, nguy cơ ôi dầu cũng cần được kiểm soát bằng bao bì, điều kiện kho và thời hạn lưu kho hợp lý.

Quá trình đóng container nên được ghi nhận bằng hình ảnh, biên bản đóng hàng, số seal, số container và mã lô. Đây là bằng chứng quan trọng nếu phát sinh tranh chấp về chất lượng, thiếu hụt hoặc tình trạng hàng khi đến cảng nhập khẩu.

11. Thông quan xuất khẩu và lưu hồ sơ sau xuất

Sau khi hoàn thiện bộ chứng từ, doanh nghiệp thực hiện khai báo hải quan và các thủ tục xuất khẩu theo quy định. Cổng thông tin Hải quan Việt Nam cung cấp các chức năng tra cứu và thông tin liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình thực hiện thủ tục.

Sau khi hàng xuất đi, doanh nghiệp vẫn cần lưu hồ sơ. Hồ sơ nên bao gồm thông tin vùng nguyên liệu, phiếu thu mua, kết quả kiểm tra đầu vào, kết quả kiểm nghiệm, chứng từ kiểm dịch, chứng từ xuất khẩu, hình ảnh đóng hàng và phản hồi của khách hàng. Việc lưu hồ sơ giúp doanh nghiệp truy xuất nhanh khi có khiếu nại hoặc khi cơ quan chức năng, khách hàng yêu cầu kiểm tra.

Thông tư 44/2018/TT-BNNPTNT cũng nêu trách nhiệm của tổ chức, cá nhân đăng ký kiểm tra là cung cấp đầy đủ, trung thực thông tin, lưu giữ hồ sơ liên quan đến nguồn gốc, xuất xứ sản phẩm nơi sản xuất, cung ứng và thực hiện truy xuất khi có yêu cầu.

Kết luận

Quy trình kiểm định dừa khô Việt Nam trước khi xuất khẩu không chỉ là bước lấy mẫu hoặc xin giấy chứng nhận. Đó là một hệ thống kiểm soát xuyên suốt từ vùng trồng, nguyên liệu, sơ chế, kiểm nghiệm, kiểm dịch thực vật, bao bì, nhãn mác, chứng từ và vận chuyển.

Với doanh nghiệp xuất khẩu, kiểm định tốt giúp giảm rủi ro, tăng uy tín và tạo lợi thế cạnh tranh. Với khách hàng quốc tế, một lô dừa khô có hồ sơ rõ ràng, chất lượng ổn định và truy xuất minh bạch sẽ đáng tin cậy hơn nhiều so với hàng hóa chỉ cạnh tranh bằng giá.

FASMPO tin rằng, để dừa khô Việt Nam phát triển bền vững trên thị trường quốc tế, doanh nghiệp cần đầu tư nghiêm túc vào quy trình kiểm định ngay từ đầu. Khi chất lượng được kiểm soát tại nguồn và chứng từ được chuẩn hóa, mỗi lô hàng dừa khô không chỉ là một sản phẩm xuất khẩu, mà còn là đại diện cho uy tín nông sản Việt Nam.

Liên hệ: